PDF 다루기 — 용량·합치기·나누기·변환 한곳에 정리

PDF 때문에 막히는 일은 생각보다 종류가 적습니다. 용량이 커서 안 올라가거나, 여러 파일을 하나로 내야 하거나, 일부만 보내야 하거나, 형식을 바꿔야 하는 경우가 대부분이에요. 아래 표에서 내 상황을 먼저 찾고, 이유가 궁금하면 이어지는 설명을 읽어 보세요.

상황별로 바로 고르기

PDF 용량은 대부분 그림 무게입니다

PDF 안에는 크게 두 가지가 들어갑니다. 글자와 선처럼 좌표로 기록되는 것, 그리고 사진이나 스캔 이미지처럼 점(픽셀)으로 기록되는 것입니다. 글자는 수십 쪽이 돼도 몇백 KB를 넘기기 어렵지만 그림은 한 장만으로도 몇 MB가 나갑니다. 그래서 같은 10쪽짜리라도 한글에서 저장한 보고서는 300KB인데 폰으로 스캔한 서류는 20MB가 되곤 해요.

압축 도구가 하는 일도 결국 그림을 더 작게 다시 그리는 것입니다. 이때 손댈 수 있는 값은 해상도와 화질 두 가지예요. 해상도(dpi)는 1인치 안에 점을 몇 개 찍느냐는 뜻인데, 화면으로만 볼 서류라면 150dpi로 충분합니다. 600dpi로 스캔한 A4 한 장을 150dpi로 내리면 가로세로가 각각 4분의 1이 되니 점의 수는 16분의 1로 줄어들어요. 화질은 JPG 압축 정도를 말하고 글자가 번져 보이지 않는 선인 60~75 사이가 무난합니다.

글자 위주 PDF가 이상하게 크다면 문서 안에 넣은 사진이 원인일 가능성이 큽니다. 이럴 때는 PDF를 압축하기보다 원본 문서에서 사진을 줄여 다시 저장하는 쪽이 글자 선명도를 지킬 수 있어요.

제출하기 전에 확인하는 순서

여러 서류를 한 번에 내야 할 때는 순서가 중요합니다. 합치기를 먼저 하고 압축은 맨 마지막에 한 번만 합니다. 압축한 파일을 다시 합치고 또 압축하면 그림이 매번 다시 그려지면서 화질만 계속 떨어지거든요.

합친 다음에는 처음부터 끝까지 한 번 넘겨 보세요. 거꾸로 스캔된 쪽, 뒷면만 찍힌 쪽, 빈 쪽이 끼어 있으면 서류가 반려되기도 합니다. 그다음 용량 제한을 확인하는데, 제한에 딱 맞추기보다 10~20% 여유를 두면 업로드 중 오류가 덜 납니다. 마지막으로 파일 이름을 제출처가 요구하는 형식으로 바꿉니다. 오래된 시스템은 한글로 된 파일 이름이 깨지는 경우가 있어서 영문과 숫자로 짓는 편이 안전할 때도 있어요.

스캔부터 작게 받는 요령

나중에 줄이는 것보다 처음부터 알맞게 찍는 편이 화질도 좋고 손도 덜 갑니다. 스캔 앱의 기본값은 대개 고해상도 컬러라 서류 한 장에 2~5MB가 나와요. 글자만 있는 서류는 흑백이나 회색조로, 해상도는 200dpi 정도로 맞추면 한 장에 수백 KB로 떨어집니다. 도장이나 컬러 표가 있는 서류만 컬러로 찍으면 돼요.

폰 카메라로 찍을 때는 그림자가 지지 않게 밝은 곳에서, 종이를 화면 가득 채워 정면으로 찍는 게 기본입니다. 비스듬히 찍은 사진은 PDF로 합쳐도 사다리꼴로 보여서 다시 찍어 달라는 요청을 받기 쉽습니다.

암호와 전자서명이 걸린 PDF

PDF 암호는 두 종류가 있습니다. 열 때 묻는 '열기 암호'와, 열리긴 하지만 인쇄·복사·편집을 막는 '권한 암호'예요. 열기 암호가 걸린 파일은 내용을 읽을 수 없으니 합치기·나누기·압축이 모두 안 됩니다. 원래 프로그램에서 암호를 풀고 다시 저장해야 해요. 은행·카드사에서 받은 명세서가 보통 이렇게 생년월일 암호로 잠겨 옵니다.

전자서명이 들어간 계약서는 다른 문제가 있습니다. 서명은 서명 당시 문서 내용 전체에 대한 것이라 쪽을 빼거나 합치면 PDF 뷰어가 '서명 후 변경됨'으로 표시해요. 서명된 쪽만 보내야 하는 상황이라면 상대에게 원본 전체도 보관 중이라고 알려 두는 게 좋습니다.

민감한 서류는 어디서 처리하는지 보세요

신분증, 가족관계증명서, 통장 사본은 한 번 밖으로 나가면 회수할 방법이 없습니다. 검색에 나오는 무료 PDF 사이트 상당수는 파일을 자기 서버로 올려서 처리해요. Keepdesk의 PDF 도구는 파일을 서버로 보내지 않고 지금 쓰는 브라우저 안에서 처리합니다. 페이지를 연 뒤 인터넷을 끊고 써 봐도 똑같이 동작하니 직접 확인할 수 있어요. 개인정보가 보이는 부분은 PDF로 묶기 전에 가려 두면 더 안전합니다. 주민등록번호 뒷자리, 계좌번호 일부처럼 제출처가 요구하지 않는 정보는 미리 가리는 습관을 들이세요.

오래 보관할 서류라면

계약서나 증빙처럼 몇 년 뒤에도 열어야 하는 파일은 글꼴이 PDF 안에 들어가 있는지가 중요합니다. 글꼴이 빠진 PDF는 다른 컴퓨터에서 열면 글자가 다른 모양으로 바뀌어 보일 수 있어요. 보관용 표준인 PDF/A는 글꼴과 색 정보를 파일 안에 모두 담도록 정해 둔 형식이라, 공공기관 기록물 보관에 쓰입니다. 개인이 보관할 때는 적어도 원본 파일(한글·워드)과 PDF를 함께 남겨 두면 나중에 고칠 일이 생겨도 곤란하지 않습니다.

자주 묻는 질문