Mọi ngườiPDF

Chuẩn bị thanh tra mầm non: Cách tách nhật ký chăm sóc trẻ scan cả năm theo từng tháng

2026-10-04 · 5 min read

Khi sắp xếp giấy tờ trước đợt thanh tra hoặc kiểm định chất lượng, bạn thường thấy một tệp PDF chứa nhật ký chăm sóc trẻ hàng ngày của cả năm được quét trong một lần duy nhất. Tệp này có thể dài hơn 260 trang, rồi sau đó có người yêu cầu chỉ xem tháng 9, hoặc muốn nhật ký được phân loại theo tuần. Thật khó để biết nên bắt đầu từ đâu. Đó thường là lúc mọi người tìm đến công cụ tách PDF. Bài viết này sẽ lần lượt hướng dẫn hai công việc: chỉ trích xuất những tháng bạn cần từ bản quét và tách bản quét thành mỗi tệp một trang.

Tiêu chí đánh giá và các tài liệu bắt buộc có thể thay đổi theo từng năm. Những gì cần chuẩn bị và theo hình thức nào thường tuân theo hướng dẫn từ cơ quan cấp phép hoặc cơ quan giám sát của bạn. Đối với từng trường hợp cụ thể, hãy kiểm tra với cơ quan chịu trách nhiệm.

Vì sao một tệp quét quá lớn lại gây bất tiện

Quét toàn bộ tài liệu cùng lúc sẽ nhanh hơn, nên hầu hết mọi người thường nạp cả tập hồ sơ vào máy quét và nhận về một tệp duy nhất. Rắc rối chỉ bắt đầu sau đó. Để xem một tháng, bạn phải cuộn qua hàng trăm trang. Để chia sẻ một phần, cuối cùng bạn lại phải gửi toàn bộ tệp.

Nhật ký hàng ngày thường bao gồm tên của trẻ, ghi chú sức khỏe và thông tin gia đình. Nếu bạn chỉ tách riêng những trang cần thiết, người kiểm tra sẽ thấy ít thông tin nhạy cảm hơn. Hãy kiểm tra quy định nội bộ của trung tâm và hướng dẫn của cơ quan giám sát về lượng thông tin của trẻ mà bạn được phép chia sẻ.

Bắt đầu với bảng phân bổ trang

Trước khi tách bất kỳ tệp nào, hãy ghi lại số trang của từng tháng. Phần việc còn lại sẽ diễn ra rất nhanh chóng. Giả sử "2025_Sunshine_Room_Daily_Log_Scan.pdf" có 266 trang, và 2 trang đầu là trang bìa và trang mục lục. Để ví dụ đơn giản, mỗi tháng ở đây có 22 trang. Trên thực tế, số ngày hoạt động thay đổi theo từng tháng nên số trang cũng sẽ khác nhau. Ví dụ này cũng tính từ tháng 3 đến tháng 2 năm sau theo năm học phổ biến. Bạn hãy áp dụng theo chu kỳ thực tế của trung tâm mình.

Hãy sử dụng số trang hiển thị trên trình xem PDF khi mở tệp. Các số này thường không khớp với số trang in trên giấy, vì các trang bìa làm lệch thứ tự đếm.

Chỉ trích xuất các tháng bạn cần bằng công cụ tách PDF

Kéo tệp quét vào Split PDF, nhập phạm vi trang và bạn sẽ nhận được tệp PDF chỉ gồm các trang đó. Phạm vi trang sử dụng dấu gạch nối và dấu phẩy, ví dụ '1-3, 5, 8-'. Nếu bạn bỏ trống số kết thúc, phạm vi sẽ kéo dài đến trang cuối cùng. Các trang được trích xuất vẫn giữ nguyên thứ tự ban đầu.

Dưới đây là một số ví dụ dựa trên bảng trên:

• Chỉ tháng 9: nhập 135-156 để nhận một tệp gồm 22 trang.
• Trang bìa kèm theo từ tháng 9 đến tháng 2: nhập 1-2, 135- để lấy 2 trang bìa cùng các trang 135–266 (132 trang). Tổng cộng là 134 trang trong một tệp.
• Cả tháng 8 và tháng 9 cùng nhau: nhập 113-156 để nhận 44 trang.

Lưu từng tệp theo năm, tên phòng/lớp và tháng, chẳng hạn như "2025_Sunshine_Room_09.pdf", để bạn có thể dễ dàng tìm lại sau này.

Tách nhật ký hàng tuần thành mỗi trang một tệp

Nếu nhật ký hàng tuần của bạn có một trang cho mỗi tuần, việc tách thành mỗi trang một tệp sẽ nhanh hơn. Giả sử "2025_Sunshine_Room_Weekly_Log.pdf" có 52 trang. Bạn sẽ tải về 52 tệp trong một tệp ZIP duy nhất. Giải nén tệp đó ra và bạn sẽ có các tệp riêng lẻ được đánh số từ 1 đến 52, như vậy trong ví dụ này số tệp cũng chính là số tuần.

Tên tệp được thêm số 0 ở đầu (01, 02… thay vì 1, 2). Nếu không có số 0 đứng trước, một số chương trình sẽ sắp xếp tệp theo thứ tự 1, 10, 11 rồi mới đến 2. Khi có số 0, các tệp sẽ giữ đúng thứ tự ban đầu.

Nếu mỗi tuần chiếm hai trang, bạn có hai lựa chọn. Để tách toàn bộ, hãy tách theo từng trang và coi mỗi cặp số là một tuần. Nếu bạn chỉ cần một vài tuần, hãy nhập 1-2 rồi lưu, sau đó nhập 3-4 và tiếp tục cho đến khi có đủ các tuần bạn cần.

Làm việc trên máy tính của trung tâm

Sổ nhật ký chứa thông tin của trẻ nên bạn có thể không muốn gửi chúng lên máy chủ bên ngoài. Trong trường hợp đó, một công cụ chỉ chạy trực tiếp trên trình duyệt của bạn như Split PDF là lựa chọn hoàn hảo. Tệp không bao giờ được gửi lên máy chủ và công cụ vẫn hoạt động bình thường nếu bạn ngắt kết nối mạng sau khi trang đã tải xong. Công cụ hoàn toàn miễn phí, không cần đăng ký, không có hình mờ và không giới hạn lượt dùng.

Các lỗi thường gặp

Đôi khi số trang in bắt đầu từ số 1 ở trang đầu tiên sau bìa. Khi đó, phạm vi trang dựa trên số in sẽ bị lệch hai trang trong ví dụ trên. Hãy luôn kiểm tra để đảm bảo trang đầu tiên của mỗi tệp kết quả đúng là ngày đầu tiên của tháng đó.

Hãy kiểm tra cả thứ tự quét. Quá trình tách sẽ tuân theo thứ tự ban đầu, vì vậy nếu các trang trong tập hồ sơ bị xáo trộn khi quét, kết quả cũng sẽ bị lộn xộn. Nếu việc quét hai mặt tạo ra các trang trắng ở mặt sau, hãy tính cả chúng vào bảng phân bổ trang, nếu không các phạm vi trang sẽ không khớp. Một tháng gồm 22 trang có kèm một trang trắng sau mỗi tờ sẽ phải được tính là 44 trang.

Hãy lưu bảng phân bổ trang của bạn vào một tệp ghi chú để không phải đếm lại khi cần tách một tháng khác.

Danh sách kiểm tra trước khi gửi

• Trang đầu và trang cuối của mỗi tệp có đúng là ngày đầu tiên và ngày cuối cùng của tháng đó không?
• Số lượng trang có khớp với bảng phân bổ trang của bạn không?
• Số lượng tệp trong tệp ZIP có khớp với số trang của tệp gốc không?
• Bạn đã thêm tên phòng/lớp và tháng vào từng tên tệp chưa?
• Nếu bạn đang tải lên hệ thống của cơ quan quản lý, bạn đã kiểm tra các yêu cầu về dung lượng và định dạng chưa?

FAQ

Q. Công cụ có làm thay đổi tệp quét gốc của tôi không?

A. Không. Tệp gốc vẫn được giữ nguyên và các kết quả sau khi tách sẽ được tải về dưới dạng tệp mới.

Q. Công cụ có hoạt động trên máy tính trung tâm bị giới hạn kết nối internet không?

A. Bạn chỉ cần kết nối mạng trong lần đầu tiên mở trang. Sau đó, công cụ sẽ hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến.

Q. Tôi có thể ghép nhiều tháng vào một tệp không?

A. Có. Hãy nối các phạm vi bằng dấu phẩy, ví dụ 1-2, 135-, và các trang sẽ được gom vào một tệp theo đúng thứ tự ban đầu.

Việc cần làm hôm nay

Chỉ với một bảng phân bổ trang, bạn có thể trích xuất bất kỳ tháng nào trong chớp mắt. Hãy thả tệp quét của bạn vào Split PDF ngay hôm nay và tách các trang của tháng này trước.