डेकेयर इंस्पेक्शन की तैयारी: पूरे साल के स्कैन किए गए डेली लॉग को महीने के हिसाब से कैसे अलग करें
2026-10-04 · 5 min read
जब आप किसी निरीक्षण या क्वालिटी रिव्यू से पहले दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करते हैं, तो अक्सर आपको एक ही PDF मिलता है जिसमें एक बार में स्कैन किए गए पूरे साल के चाइल्डकेयर दैनिक लॉग होते हैं। यह फ़ाइल 260 से ज़्यादा पेजों की हो सकती है, और तभी कोई सिर्फ सितंबर का रिकॉर्ड मांग लेता है, या लॉग्स को हफ़्ते के हिसाब से अलग करने को कहता है। ऐसे में समझ नहीं आता कि शुरुआत कहां से करें। आमतौर पर इसी समय लोग PDF स्प्लिटर की तलाश करते हैं। यह पोस्ट क्रम से दो काम समझाती है: स्कैन में से सिर्फ़ अपनी ज़रूरत के महीने निकालना, और पूरे स्कैन को प्रति पेज एक अलग फ़ाइल में विभाजित करना।
समीक्षा के मानदंड और ज़रूरी दस्तावेज़ हर साल बदल सकते हैं। क्या तैयार करना है और किस रूप में, यह आमतौर पर आपके लाइसेंसिंग या नियामक प्राधिकरण के दिशा-निर्देशों पर निर्भर करता है। व्यक्तिगत मामलों के लिए, संबंधित कार्यालय से संपर्क करें।
एक बड़ा स्कैन रुकावट क्यों बनता है
सब कुछ एक साथ स्कैन करना तेज़ होता है, इसलिए ज़्यादातर लोग पूरा बाइंडर एक ही बार में स्कैन करके एक फ़ाइल बना लेते हैं। परेशानी बाद में आती है। सिर्फ़ एक महीने का रिकॉर्ड देखने के लिए भी आपको सैकड़ों पेज स्क्रॉल करने पड़ते हैं। और अगर थोड़ा सा हिस्सा शेयर करना हो, तो पूरी की पूरी फ़ाइल भेजनी पड़ जाती है।
डेली लॉग में अक्सर बच्चों के नाम, सेहत से जुड़ी बातें और परिवार की जानकारी होती है। अगर आप सिर्फ़ ज़रूरत वाले पेज अलग कर लेते हैं, तो जांच करने वाले को सिर्फ़ काम की जानकारी दिखती है। बच्चों की कितनी जानकारी शेयर की जा सकती है, इसके लिए अपने सेंटर की पॉलिसी और संबंधित विभाग के दिशानिर्देशों को ज़रूर देख लें।
पेज मैप से शुरुआत करें
फ़ाइल को स्प्लिट (अलग) करने से पहले यह लिख लें कि कौन सा महीना किस पेज से किस पेज तक है। इससे बाकी काम बहुत तेज़ी से हो जाता है। मान लीजिए "2025_Sunshine_Room_Daily_Log_Scan.pdf" में 266 पेज हैं, और पहले 2 पेज कवर और विषय-सूची के हैं। उदाहरण को आसान रखने के लिए, यहाँ हर महीने को 22 पेज का माना गया है। असल में, हर महीने काम के दिन अलग-अलग होते हैं, इसलिए पेजों की संख्या भी अलग होगी। यह उदाहरण भी मार्च से फरवरी तक का है, जैसा कि कई स्कूल सत्रों में होता है। आपका सेंटर जिस साइकिल का पालन करता है, आप उसके अनुसार चलें।
| सेक्शन | पेज रेंज | पेज |
|---|---|---|
| कवर और विषय-सूची | 1-2 | 2 |
| मार्च | 3-24 | 22 |
| अप्रैल | 25-46 | 22 |
| मई | 47-68 | 22 |
| जून | 69-90 | 22 |
| जुलाई | 91-112 | 22 |
| अगस्त | 113-134 | 22 |
| सितंबर | 135-156 | 22 |
| अक्टूबर | 157-178 | 22 |
| नवंबर | 179-200 | 22 |
| दिसंबर | 201-222 | 22 |
| जनवरी | 223-244 | 22 |
| फ़रवरी | 245-266 | 22 |
फ़ाइल खुलने पर आपका PDF व्यूअर जो पेज नंबर दिखाता है, वही इस्तेमाल करें। अक्सर ये नंबर कागज़ पर छपे नंबरों से मेल नहीं खाते, क्योंकि शुरुआत के कवर पेज की वजह से गिनती बदल जाती है।
PDF स्प्लिटर से सिर्फ़ वही महीने अलग करें जिनकी आपको ज़रूरत है
स्कैन की गई फ़ाइल को Split PDF में ड्रैग करें, पेज रेंज टाइप करें और आपको सिर्फ़ उन्हीं पेजों वाली PDF मिल जाएगी। रेंज लिखने के लिए हाइफ़न और कॉमा का इस्तेमाल करें, जैसे '1-3, 5, 8-'। अगर आप आखिरी नंबर छोड़ देते हैं, तो रेंज आखिरी पेज तक मानी जाएगी। अलग किए गए पेज अपने मूल क्रम में ही रहते हैं।
इस पोस्ट के लिए टूलSplit PDFपेज रेंज निकालें, या हर पेज की अलग फ़ाइल बनाएंकोई अपलोड नहीं · मुफ़्त · कोई इंस्टॉल नहींखोलें →ऊपर दी गई टेबल के आधार पर यहाँ कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
- सिर्फ़ सितंबर: 22 पेज की एक फ़ाइल पाने के लिए 135-156 दर्ज करें।
- कवर के साथ सितंबर से फरवरी तक: 2 कवर पेज और पेज 135–266 (132 पेज) पाने के लिए 1-2, 135- दर्ज करें। इस तरह एक ही फ़ाइल में 134 पेज आ जाएंगे।
- अगस्त और सितंबर एक साथ: 44 पेज पाने के लिए 113-156 दर्ज करें।
हर फ़ाइल को साल, रूम और महीने के नाम से सेव करें, जैसे "2025_Sunshine_Room_09.pdf", ताकि बाद में उसे आसानी से ढूंढा जा सके।
वीकली लॉग को हर पेज की अलग फ़ाइल में स्प्लिट करें
अगर आपके वीकली लॉग में हर हफ़्ते का एक पेज है, तो उसे हर पेज की अलग फ़ाइल में स्प्लिट करना ज़्यादा तेज़ रहता है। मान लीजिए "2025_Sunshine_Room_Weekly_Log.pdf" 52 पेज की है। आप एक ही ZIP फ़ाइल में 52 फ़ाइलें डाउनलोड करेंगे। इसे अनज़िप करते ही आपके पास 1 से 52 नंबर वाली अलग-अलग फ़ाइलें होंगी, यानी इस उदाहरण में फ़ाइल नंबर ही हफ़्ते (वीक) का नंबर है।
फ़ाइल नंबरों से पहले शून्य लगाया जाता है (1, 2 के बजाय 01, 02 …)। आगे शून्य न होने पर कुछ प्रोग्राम फ़ाइलों को 1, 10, 11 और उसके बाद 2 के रूप में सॉर्ट कर देते हैं। शून्य होने से फ़ाइलें अपने सही क्रम में बनी रहती हैं।
अगर हर हफ़्ते में दो पेज लगते हैं, तो आपके पास दो विकल्प हैं। सब कुछ अलग करने के लिए, पेज के अनुसार स्प्लिट करें और हर दो नंबरों के जोड़े को एक हफ़्ता मानें। अगर आपको सिर्फ़ कुछ ही हफ़्तों की ज़रूरत है, तो 1-2 दर्ज करके सेव करें, फिर 3-4 दर्ज करें, और जब तक ज़रूरी हफ़्ते न मिल जाएं, यही क्रम जारी रखें।
सेंटर के कंप्यूटर पर काम करना
लॉग में बच्चों की जानकारी होती है, इसलिए हो सकता है कि आप उन्हें किसी बाहरी सर्वर पर न भेजना चाहें। ऐसे में सिर्फ़ आपके ब्राउज़र में काम करने वाला टूल, जैसे Split PDF, बिल्कुल सही विकल्प है। फ़ाइल कभी किसी सर्वर पर नहीं जाती, और पेज लोड होने के बाद अगर आप ऑफ़लाइन भी हो जाते हैं, तो भी यह टूल काम करता रहता है। यह मुफ़्त है, बिना किसी साइन-अप, बिना वॉटरमार्क और बिना किसी उपयोग सीमा के।
आम गलतियाँ
कभी-कभी छपी हुई नंबरिंग कवर के बाद वाले पहले पेज से 1 से शुरू होती है। ऐसे मामले में, ऊपर दिए गए उदाहरण में छपे नंबरों के हिसाब से दी गई रेंज दो पेज आगे-पीछे हो जाएगी। हमेशा जांच लें कि हर परिणाम का पहला पेज उसी महीने का पहला दिन हो।
स्कैन का क्रम भी ज़रूर चेक करें। स्प्लिटिंग ओरिजिनल क्रम के अनुसार ही होती है, इसलिए अगर स्कैनिंग के दौरान बाइंडर के पेज आगे-पीछे हो गए थे, तो नतीजा भी वैसा ही मिलेगा। अगर दोनों तरफ स्कैनिंग करने से फ़ाइल में पीछे के खाली पेज भी आ गए हैं, तो उन्हें अपने पेज मैप में ज़रूर गिनें वरना रेंज सही नहीं बैठेगी। हर शीट के पीछे खाली पेज वाले 22 पेज के महीने को 44 पेज के रूप में गिनना होगा।
अपने पेज मैप को किसी नोट्स फ़ाइल में सेव करके रखें ताकि जब किसी और महीने की ज़रूरत पड़े, तो दोबारा न गिनना पड़े।
सबमिट करने से पहले चेकलिस्ट
- क्या हर फ़ाइल के पहले और आखिरी पेज उसी महीने के पहले और आखिरी दिन हैं?
- क्या पेजों की संख्या आपके पेज मैप से मेल खाती है?
- क्या ZIP में मौजूद फ़ाइलों की संख्या ओरिजिनल फ़ाइल के पेज काउंट से मेल खाती है?
- क्या आपने हर फ़ाइल के नाम में रूम का नाम और महीना जोड़ दिया है?
- अगर आप किसी एजेंसी के सिस्टम पर अपलोड कर रहे हैं, तो क्या आपने उसकी साइज़ और फ़ॉर्मेट की शर्तें देख ली हैं?
FAQ
Q. क्या इससे मेरे ओरिजिनल स्कैन में कोई बदलाव होता है?
A. नहीं। ओरिजिनल फ़ाइल वैसी ही रहती है, और स्प्लिट किए गए हिस्से नई फ़ाइलों के रूप में डाउनलोड होते हैं।
Q. क्या यह सीमित इंटरनेट वाले सेंटर के कंप्यूटर पर काम करेगा?
A. पहली बार पेज खोलने के लिए इंटरनेट कनेक्शन चाहिए होता है। उसके बाद, यह ऑफ़लाइन भी काम करता है।
Q. क्या मैं एक ही फ़ाइल में कई महीने शामिल कर सकता हूँ?
A. हाँ। कॉमा लगाकर रेंज जोड़ें, जैसे 1-2, 135-, और वे अपने मूल क्रम में एक ही फ़ाइल में आ जाएंगे।
आज ही क्या करें
सिर्फ़ एक पेज के मैप से आप मिनटों में किसी भी महीने का रिकॉर्ड निकाल सकते हैं। आज ही अपनी स्कैन फ़ाइल को Split PDF में डालें और सबसे पहले इस महीने के पेज अलग करें।
अभी अपने ब्राउज़र में आज़माएंSplit PDFपेज रेंज निकालें, या हर पेज की अलग फ़ाइल बनाएंकोई अपलोड नहीं · मुफ़्त · कोई इंस्टॉल नहींखोलें →