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Kita-Prüfungsvorbereitung: Gescannte Tagesberichte eines ganzen Jahres nach Monaten aufteilen

2026-10-04 · 5 min read

Beim Sortieren von Unterlagen vor einer Prüfung oder Qualitätskontrolle stößt man oft auf eine einzige PDF-Datei, die ein ganzes Jahr an täglichen Kita-Tagesberichten enthält – in einem Durchgang eingescannt. Die Datei umfasst nicht selten über 260 Seiten, und plötzlich soll nur der September vorgelegt oder die Berichte wochenweise sortiert werden. Da verliert man leicht den Überblick. In solchen Momenten sucht man meist nach einem Tool zum Teilen von PDF-Dateien. Dieser Beitrag behandelt zwei Schritte der Reihe nach: nur die benötigten Monate aus einem Scan herauszuziehen und den Scan in eine Datei pro Seite aufzuteilen.

Prüfkriterien und erforderliche Unterlagen können sich von Jahr zu Jahr ändern. Welche Unterlagen in welcher Form vorzubereiten sind, richtet sich in der Regel nach den Vorgaben der zuständigen Aufsichts- oder Genehmigungsbehörde. Bei Einzelfragen wenden Sie sich bitte an die zuständige Stelle.

Warum ein einziger großer Scan Probleme macht

Alles auf einmal zu scannen geht schneller, daher legen die meisten den gesamten Ordner ein und erhalten eine einzige Datei. Das Problem folgt danach: Um einen bestimmten Monat einzusehen, muss man durch Hunderte von Seiten scrollen. Und um nur einen Teil weiterzugeben, verschickt man am Ende die gesamte Datei.

Tagesberichte enthalten oft Namen von Kindern, Gesundheitsnotizen und vertrauliche Angaben zu Familien. Wenn Sie nur die tatsächlich benötigten Seiten herausfiltern, sieht die prüfende Stelle weniger. Beachten Sie die internen Richtlinien Ihrer Einrichtung und die Vorgaben der Aufsichtsbehörde dazu, welche Daten von Kindern weitergegeben werden dürfen.

Mit einer Seitenübersicht beginnen

Notieren Sie sich vor dem Teilen kurz, welche Seiten zu welchem Monat gehören. Der Rest ist dann schnell erledigt. Nehmen wir an, „2025_Sonnengruppe_Tagesbericht_Scan.pdf“ hat 266 Seiten, und die ersten 2 Seiten sind Deckblatt und Inhaltsverzeichnis. Der Einfachheit halber hat hier jeder Monat 22 Seiten. In der Praxis variiert die Zahl der Betriebstage von Monat zu Monat, weshalb auch die Seitenzahlen abweichen. Das Beispiel läuft zudem von März bis Februar, wie es in vielen Einrichtungsjahren üblich ist. Nutzen Sie einfach den Turnus Ihrer Einrichtung.

Verwenden Sie die Seitenzahlen, die Ihr PDF-Viewer bei geöffneter Datei anzeigt. Diese stimmen oft nicht mit den gedruckten Seitenzahlen auf dem Papier überein, da Deckblätter die Zählung verschieben.

Nur die benötigten Monate mit einem PDF-Splitter extrahieren

Ziehen Sie den Scan in Split PDF, geben Sie einen Seitenbereich ein und Sie erhalten ein PDF mit genau diesen Seiten. Bereiche werden mit Bindestrichen und Kommas angegeben, z. B. ‚1-3, 5, 8-‘. Ohne Endnummer reicht der Bereich bis zur letzten Seite. Die extrahierten Seiten behalten ihre ursprüngliche Reihenfolge bei.

Hier sind einige Beispiele basierend auf der obigen Tabelle:

• Nur September: 135-156 eingeben, um eine 22-seitige Datei zu erhalten.
• Deckblatt plus September bis Februar: 1-2, 135- eingeben, um die 2 Deckblattseiten plus die Seiten 135–266 (132 Seiten) zu erhalten. Das ergibt 134 Seiten in einer Datei.
• August und September zusammen: 113-156 eingeben, um 44 Seiten zu erhalten.

Speichern Sie jede Datei mit Jahr, Gruppenname und Monat (z. B. „2025_Sonnengruppe_09.pdf“), um sie später leicht wiederzufinden.

Wochenberichte in eine Datei pro Seite aufteilen

Umfasst Ihr Wochenbericht eine Seite pro Woche, ist das Aufteilen in eine Datei pro Seite am schnellsten. Angenommen, „2025_Sonnengruppe_Wochenbericht.pdf“ hat 52 Seiten: Sie laden 52 Dateien in einer einzigen ZIP-Datei herunter. Nach dem Entpacken erhalten Sie separate Dateien von 1 bis 52 – in diesem Beispiel entspricht die Dateinummer also direkt der Kalenderwoche.

Dateinummern werden mit führenden Nullen versehen (01, 02 … statt 1, 2). Ohne führende Nullen sortieren manche Programme Dateien als 1, 10, 11 und erst danach 2. Mit den Nullen bleibt die ursprüngliche Reihenfolge erhalten.

Umfasst jede Woche zwei Seiten, gibt es zwei Möglichkeiten: Um alles aufzuteilen, teilen Sie nach Einzelseiten und behandeln jeweils zwei aufeinanderfolgende Nummern als eine Woche. Benötigen Sie nur bestimmte Wochen, geben Sie 1-2 ein und speichern, danach 3-4 und so weiter, bis alle gewünschten Wochen vorliegen.

Arbeiten an einem Computer der Einrichtung

Da die Berichte sensible Daten von Kindern enthalten, sollten sie oft nicht an externe Server übertragen werden. In diesem Fall ist ein rein browserbasiertes Tool wie Split PDF die ideale Lösung. Die Datei wird zu keinem Zeitpunkt an einen Server gesendet, und das Tool funktioniert nach dem Laden der Seite auch komplett offline weiter. Es ist kostenlos, erfordert keine Registrierung, setzt kein Wasserzeichen und hat keine Nutzungslimits.

Häufige Fehler

Manchmal beginnt die gedruckte Nummerierung erst nach dem Deckblatt mit Seite 1. In diesem Fall weichen Bereiche, die auf den gedruckten Zahlen basieren, im obigen Beispiel um zwei Seiten ab. Prüfen Sie immer, ob die erste Seite jedes Ergebnisses tatsächlich dem ersten Tag des jeweiligen Monats entspricht.

Überprüfen Sie auch die Reihenfolge des Scans. Das Teilen folgt der Originalreihenfolge – wurden Seiten beim Scannen vertauscht, ist auch das Ergebnis durcheinander. Wenn beim beidseitigen Scannen leere Rückseiten in der Datei verblieben sind, müssen diese in der Seitenübersicht mitgezählt werden, da die Bereiche sonst nicht stimmen. Ein 22-seitiger Monat mit einer Leerseite nach jedem Blatt muss als 44 Seiten gezählt werden.

Speichern Sie Ihre Seitenübersicht in einer Notizdatei, damit Sie nicht erneut zählen müssen, wenn Sie einen weiteren Monat benötigen.

Checkliste vor der Einreichung

• Sind die erste und letzte Seite jeder Datei der erste und letzte Tag des jeweiligen Monats?
• Stimmt die Seitenzahl mit Ihrer Seitenübersicht überein?
• Entspricht die Anzahl der Dateien in der ZIP-Datei der Seitenzahl des Originals?
• Haben Sie Gruppenname und Monat in jedem Dateinamen angegeben?
• Falls Sie die Dateien in ein Behörden- oder Trägersystem hochladen: Wurden die Vorgaben zu Dateigröße und Format geprüft?

FAQ

F. Wird mein Originalscan verändert?

A. Nein. Das Original bleibt unverändert, und die geteilten Seiten werden als neue Dateien heruntergeladen.

F. Funktioniert das Tool auch auf einem Einrichtungscomputer mit eingeschränktem Internetzugang?

A. Eine Internetverbindung ist nur beim ersten Laden der Seite erforderlich. Danach funktioniert alles offline.

F. Kann ich mehrere Monate in einer Datei zusammenfassen?

A. Ja. Trennen Sie Bereiche einfach mit Kommas, z. B. 1-2, 135-, und sie werden in ihrer ursprünglichen Reihenfolge in einer Datei zusammengefasst.

Was Sie jetzt tun können

Mit einer kurzen Seitenübersicht lässt sich jeder Monat in Sekundenschnelle extrahieren. Ziehen Sie Ihren Scan noch heute in Split PDF und trennen Sie die Seiten des aktuellen Monats heraus.